>>Главная>Статьи>ТОП-статья>Методы представления информации McKinsey

Методы представления информации McKinsey

Среда, 02 Апрель 2014 10:03 Автор 

 

Основные принципы подготовки презентации

 

1. Будьте структурированы

Для того чтобы преуспеть в проведении презентаций, вы должны  ввести аудиторию шаг за шагом, вслед за своими логическими построениями, и делать это так, чтобы легко было вас понимать и следовать за вами.

Во время проведения презентации для того, чтобы ваши мысли выглядели не хаотично, надо выбрать логичную и структурированную форму организации вашего мышления. McKinsey подчеркивает необходимость логичности и простоты структуры презентаций.

Чтобы проверить себя на структурированность вашей презентации в компании разработали «лифт тест». Вы должны уметь ясно и четко изложить суть своей презентации за 30-секунд поездки в лифте. Если у вас получилось, то вы хорошо подготовились.

 

2. Помните, что любые усилия имеют предел

Больше усилий - меньше результатов. Это касается уже того как вы сформировали презентацию и начинаете выискивать недостатки. В последний день не «вылавливайте блох» в вашей презентации.  Лучше отдохните, оставьте все  как есть. «Не позволяйте лучшему стать врагом хорошего».

 

3. Позаботьтесь обо всем заранее.

Заранее знакомьте клиента с найденным решением. Хорошая презентация не должна содержать ничего нового для аудитории. Ознакомьте, с ней всех, заранее выслав краткий анонс презентации. 

Принимая меры предосторожности, помните главное правило успеха: вы должны не только предложить «верное» решение, но и убедить слушателя это решение принять. При этом вам понадобится умение убеждать и идти на компромисс.

Чаще всего консультанты предоставляют свои выводы посредством диаграмм. Советы и рекомендации по применению и построению диаграмм собраны в книге «Говори с помощью графиков» Джина Желязны - эксперта фирмы по графическим презентациям.

Главная мысль книги  - это то, что работа над любым слайдом начинается с определения того, что вы хотите сказать, и лишь потом стоить выбрать форму диаграммы и рисовать слайд.

 

Выбор диаграммы


 Перед тем как нам выбрать диаграмму нам нужно сначала:

  1. сформулировать идею;
  2. определить тип сравнения данных;
  3. выбрать тип диаграммы.

 

1. Сформулировать идею

Выбирать тип диаграммы, не сформулировал окончательную идею, которую вы хотите донести с ее помощью, - это все равно, что подбирать предметы гардероба по цвету и закрытыми глазами.

Выбор правильного типа диаграммы целиком и полностью зависит от того, насколько четко вы представляете себе, что вы хотите ею сказать. Тип диаграммы определяют вовсе не данные (доллары или гривны, проценты или литры) и не те или иные параметры (прибыль или рентабельность), а ваша идея – тот смысл, который вы хотите в диаграмму вложить.

Заголовок диаграммы непосредственно должен выражать вашу идею, используйте его в качестве заголовка диаграммы. Зачастую заголовки диаграмм выглядят весьма загадочно и что этой диаграммой хотел сказать докладчик  понять, тяжело. Например: «Динамика объем продаж компании», «производительность по регионам»,  «распределение  активов по регионам»  и т.п. Такие заголовки указывают, какие данные содержатся в диаграмме, но не объясняют в чем их важность. Дав «правильное» название вы поможете читателю сконцентрироваться на том аспекте представленных данных, который особенно важен и что вы хотите донести именно этой диаграммой. Также заголовок должен отличаться краткостью и четкостью. Например: Вместо:  названия «Динамика объем продаж компании», можно сказать «Объем продаж компании за январь-декабрь 2014г удвоился». Или «производительность по регионам» поменять можно на «Центральный регион занимает четвертое место по производительности». В таких названиях звучит больше конкретики.

Как только вы сформулируете идею, переходите к следующему этапу – определению типа сравнения данных, с помощью которого следует выразить эту идею.

 

 2. Определить тип сравнения данных

Данный шаг – это связующее звено между идеей и готовой диаграммой. Очень важно уяснить, что любая идея – любой аспект данных, на который вы хотите обратить внимание, - может быть выражена посредством одного из пяти основных типов сравнения: покомпонентного, позиционного, временного, частного, корреляционного.

  • Покомпонентное сравнение – показывает размер каждого компонента в процентах от некоего целого ( пример: доля рынка клиента в 2001 г. Составляет менее 10%). Слова «доля», «проценты от целого», «составило х%» - подскажет вам что это покомпонентное сравнение.
  • Позиционное сравнение – как объекты относятся друг к другу – одинаковы ли они, больше или меньше. (пример в мае 2013 г. продажи продукции А превысили  продажи продукции Б и В.). Ключевые слова: «больше чем», «меньше чем», «равно».
  • Временное  сравнение – один из самых распространенных видов. Показывает изменение во времени – что происходит с определенными показателями на протяжении недели, месяца, года – его колебания. При этом ключевые слова «изменяться», «расти», «убывать», «возрастать», «снижаться».
  • Частное сравнение – помогает определить, сколько объектов попадает в определенные последовательные области числовых значений  (пример: бОльшая часть груза была получена 29-30 марта). Термины – «в диапазоне от ….», «концентрация»  «распределение».
  • Корреляционное сравнение – показывает зависимость между двумя переменными  (пример:  при увеличении  скидок возрастают объемы продаж). «Относятся к», «возрастают при», «меняется при»  - если содержит такие слова то это корреляционное сравнение.

 

3. Выбор типа диаграммы

Теперь мы подошли к тому, что любая сформулированная вами идея может быть выражена с помощью одного из пяти сравнения. При этом каждому из этих типов сравнения принадлежит  один из основных типов диаграмм: круговая, линейная, точечная, гистограмма или график.

Перед тем как продолжить хочу сказать, что выбор диаграммы – это не точная наука, и она может отличаться от предложенных идей.

Хочу предложить матрицу выбора типа диаграммы (рис.1):

 

 

 

Рис. 1 Матрица сравнения

 

Приведенная матрица иллюстрирует, что к чему подходит. По вертикали обозначены пять основных типов диаграмм, по горизонтали – пять типов сравнения. Для временного, частотного и корреляционного сравнения, как можно видеть, мы используем по два типа диаграмм, в зависимости от того, какой объем информации требуется отразить. При временном и частотном сравнении следует использовать гистограмму, если значений немного (скажем, шесть или семь), и график, если их больше. При корреляционном сравнении лучше использовать линейчатую диаграмму для малого количества значений и точечную – для большого. Для покомпонентного – круговую, позиционного - линейную диаграмму.

Теперь подробнее рассмотрим, к какому типу сравнения какая диаграмма может соответствовать.

 

1. Покомпонентное сравнение – круговая диаграмма.

Покомпонентное сравнение данных лучше всего демонстрируется при помощи круговой диаграммы. Поскольку круг создает прекрасное впечатление целого, круговая диаграмма идеально подходит для выполнения единственной цели покомпонентного сравнения – показать каждую долю как определенный процент от целого (к примеру, доли продаж каждой компании в отрасли) (Рис.2).

 


Рис. 2 Круговая диаграмма

 

Для построения большинства круговых диаграмм лучше использовать не более шести компонентов. Если вам нужно отобразить большее число компонентов, выберите из них пять наиболее важных, а остальные сгруппируйте в категорию "прочие".

Поскольку взгляд при рассматривании изображений обычно движется по часовой стрелке, наиболее важный компонент следует располагать на линии 12 часов; для усиления эффекта можно использовать наиболее контрастный цвет (например, желтый на черном фоне) или самую яркую штриховку, если диаграмма черно-белая. Если нет необходимости выделять какой-либо отдельный компонент, расставляйте их от самого большого к самому маленькому или наоборот и используйте одинаковый цвет или штриховку для всех сегментов.

В целом, круговые диаграммы – это наименее практичный из пяти типов диаграмм. К тому же они чаще других используются не по назначению.

Хотелось бы обратить внимание на то, что основная цель любой диаграммы – показать важные связи быстрее и четче, чем при использовании таблиц. В любом случае, если форма подавляет содержание, то оформление диаграммы мешает четко понять существующую зависимость, тогда автор презентации оказывает медвежью услугу читателям или слушателям, которые будут принимать решения на основе увиденного.


2. Позиционное сравнение – линейчатая диаграмма.

Для иллюстрации позиционного сравнения лучше всего подходит линейчатая диаграмма.

По вертикали располагается не шкала, а только обозначения сравниваемых элементов – стран, отраслей промышленности, компаний, имен продавцов. Самое главное – вы можете расставить линейки в нужной вам последовательности. Например, в диаграмме, где проводится сравнение показателей рентабельности продаж клиента и его пяти конкурентов, линейки, озаглавленные названиями компаний, можно расположить в алфавитном порядке, по объемам продаж, по показателям рентабельности – от самого низкого значения показателя к самому высокому или, как в примере, от самого высокого к самому низкому (от лучшего к худшему) (Рис. 3).

 Рис. 3 Линейчатая диаграмма

При составлении линейчатых диаграмм необходимо убедиться, что пространство, разделяющее линейки, меньше, чем ширина самих линеек. Используйте самый контрастный цвет или штриховку для того, чтобы выделить самый важный элемент, подчеркивая, таким образом, вашу основную идею, выраженную в заголовке.

Для обозначения количественных величин можно использовать либо шкалу вверху (иногда – внизу), либо цифры на концах линеек, но ни в коем случае и то и другое одновременно. Шкалу используйте, если хотите только кратко ознакомить с взаимосвязями, цифры – если эти взаимосвязи важны для передачи основной идеи. Иногда неплохо использовать шкалу и одну цифру, на которой необходимо сделать акцент. Сочетание же шкалы и нескольких цифр излишне и создает помехи, как в линейчатых диаграммах, так и в гистограммах и графиках.

Используя цифры, округляйте их и избегайте дробей, если точная величина несущественна. К примеру, 12 % запоминается гораздо лучше, чем 12,3 % или 12,347 %.

Иногда для иллюстрации позиционного сравнения вместо линейчатой диаграммы используют гистограммы – вертикальные столбцы вместо горизонтальных линеек. Это, конечно, не ошибка. Однако в девяти случаях из десяти линейчатые диаграммы смотрятся лучше – по двум причинам. Во-первых, применяя их для иллюстрации позиционного сравнения, мы снижаем вероятность путаницы между позиционным и временным сравнением. В последнем случае как раз лучше использовать гистограммы. Поэтому, чтобы подчеркнуть это различие, лучше не иллюстрировать изменения во времени посредством линейчатых диаграмм: мы привыкли рассматривать время как движение слева направо, а не сверху вниз.

Вторая причина – практическая. Чаще всего сравниваемые элементы имеют довольно длинные наименования (регионы – северо-восток, юго-запад; отрасли – сельское хозяйство, промышленность; имена продавцов), которые требуют много места. Обратите внимание на два приведенных примера (Рис.4, 4.1). Они показывают, что слева от линеек можно разместить любые наименования, тогда как под столбцами места для названий зачастую не хватает – в силу узости колонок. Поэтому приходится сильно уменьшать шрифт, переносить слова или писать их неудобными для чтения способами.

 

 

                             ХОРОШО                                                                                                ПЛОХО

 Рис. 4 Линейчатая диаграмма                                              Рис. 4.1  Линейчатая диаграмма

 

 

3. Временное сравнение – гистограмма или график.

Если покомпонентное и позиционное сравнения показывают взаимосвязи в определенный момент времени, то временное сравнение отражает динамику изменений.

Данный тип сравнения лучше всего иллюстрировать при помощи гистограмм или графиков. Выбрать, что именно использовать, просто. Когда вам нужно показать лишь несколько значений (скажем, семь или восемь), используйте гистограмму. Для демонстрации поквартальных изменений за 20 лет правильнее использовать график.

Выбирая между гистограммой и графиком, можно также руководствоваться характером имеющихся у вас данных. С помощью гистограммы лучше отражать точные значения параметра в определенные моменты времени. К этой категории относятся, например, данные по объемам производства. Графики больше подходят для отображения тенденции на протяжении некоторого непрерывного периода. Яркий пример – данные по материально-производственным запасам.

 

Рис. 5 Гистограмма

Помимо этих различий, каждый из данных двух типов диаграмм имеет свои собственные характеристики и разновидности, поэтому их стоит изучить отдельно.

Советы по подготовке линейчатых диаграмм равным образом относятся и к гистограммам: расстояние между колонками должно быть меньше, чем ширина самих колонок; используйте цвет или штриховку для того, чтобы выделить какой-то момент времени или разграничить данные за прошлые периоды и прогнозные величины.

Так же как и в случае с линейчатыми диаграммами, существует несколько разновидностей гистограмм, что позволяет использовать их для выражения различных идей.




Гистограмма отклонений (Рис.5.1) разделяет, к примеру, годы, когда компания имела прибыль, и годы, когда она терпела убытки.


Рис. 5.1 Гистограмма отклонений

 











Диапазонная гистограмма (Рис.5.2)показывает разницу между самым высоким и самым низким значением отдельного параметра, например колебания какого-либо показателя во время торгов на фондовом рынке.

 

Рис. 5.2 Диапазонная гистограмма

 








Совмещенная гистограмма(Рис.5.3)отражает значения двух параметров на определенный момент времени и показывает, как изменяется соотношение между ними с течением времени. Хорошим примером может служить показатель потерь без учета и с учетом инфляции. На такой диаграмме сгруппированные столбцы можно располагать попарно вплотную друг к другу, а можно частично перекрывать один столбец другим.

 

Рис. 5.3 Совмещенная гистограмма

 


 

 

 




Гистограмма с накоплением (Рис.5.4)показывает, как с течением времени меняется вклад каждого параметра в общую сумму. Примером могут служить фиксированный оклад и дополнительные выплаты, составляющие общие выплаты работнику.

 

 

Рис. 5.4 Гистограмма с накоплением

 







Ступенчатая гистограмма (Рис.5.5) используется для того, чтобы продемонстрировать резкое изменение значений параметра через неравные интервалы времени, например, максимальное количество работников или коэффициент использования производственных мощностей. В таких диаграммах все столбцы необходимо располагать вплотную друг к другу.

 

Рис. 5.5 Ступенчатая гистограмма

 

 







 

Без сомнения, из всех типов диаграмм график (Рис.6) используется наиболее часто, и это вполне оправданно. Во-первых, его легче всего нарисовать. Во-вторых, это самый компактный из всех типов диаграмм. Наконец, на графике наиболее наглядным образом можно показать, что значение определенного параметра растет, уменьшается, изменяется или остается стабильным.

 

Рис.6 График

 

При составлении графика имейте в виду, что линия тренда должна быть жирнее, чем ось абсцисс, которая, в свою очередь, должна быть жирнее горизонтальных и вертикальных линий, образующих координатную сетку.

Координатную сетку на графике можно сравнить с линиями, обозначающими пределы футбольного поля. Они нужны, чтобы судьи на поле могли выполнять свои функции, а отнюдь не для привлечения внимания зрителей. В нашем случае внимание аудитории должно быть сосредоточено на линии тренда. Другими словами, вертикальные линии координатной сетки можно использовать для того, чтобы разделить значения параметра за предыдущие периоды и данные прогноза или разбить временную ось по кварталам или пятилетним периодам. Горизонтальные линии помогают точнее сравнивать относительные величины. Поэтому в каждом отдельном случае вам придется решать, какое именно количество вертикальных и горизонтальных линий следует нанести.

Хотя существует всего лишь два вида графиков (в отличие от линейчатых диаграмм и гистограмм), они заслуживают пристального внимания.

 

Совмещенный график показывает сравнение двух и более параметров. При этом, к примеру, сравнивая тенденции развития вашей компании и ее конкурентов, используйте для своей компании самый контрастный цвет или самую жирную линию, а для остальных – менее яркие цвета и более тонкие или пунктирные линии.

 

Рис. 6.1Совмещенный график

 


 

Главная задача – решить, сколько именно линий можно использовать одновременно, чтобы график не напоминал спагетти. Будем реалистами: график с восемью линиями вовсе не обязательно будет в два раза полезнее, чем с четырьмя. В два раза запутаннее – может быть.

 

 

 

Лучший способ разобраться в этой путанице – разбить график на несколько более мелких, сравнивающих вашу компанию с каждым конкурентом по отдельности, как можно видеть на рисунке. Конечно, при этом придется чертить больше графиков, зато они будут гораздо нагляднее.

 

Рис. 6.2"Спагетти-график"

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разбираемся в путанице

 

 

 

 

 

Закрашивая или заштриховывая пространство между линией тренда и осями, мы получаем график с областями. Разделяя пространство между линиями на отдельные участки, отражающие итоги на определенные моменты времени, мы создаем график с областями с накоплением. Здесь так же, как и в прочих диаграммах с областями, следует ограничиваться не более чем пятью слоями. (Рис.6.3) Если вы хотите отразить больше пяти сегментов, начертите четыре основных, а остальные сгруппируйте в категорию "прочие".

В диаграммах с накоплением располагайте самый важный слой непосредственно над осью абсцисс, поскольку это будет единственный сегмент, соотнесенный с прямой линией. Все остальные будут зависеть от его колебаний.

 

Как в уже описанном случае со "спагетти-графиками", разбираться в огромном количестве слоев лучше всего посредством разделения компонентов и показа каждого на отдельном основании – разбив диаграмму с областями с накоплением на более простые диаграммы с областями.

 

Рис. 6.3 График с областями

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

От графика с областями с накоплением к более простым графикам с областями:

 

 













4. Частотное сравнение – гистограмма или график.

Частотное сравнение показывает, сколько значений данного параметра (частотность) попадает в последовательные области числовых значений (Рис. 7).

Этот тип сравнения применяется в двух основных случаях. Во-первых, для обобщения сходных событий на основе выборки наблюдений. Здесь частотное сравнение используется для того, чтобы предсказывать риск, вероятность или возможность. К примеру, посредством данного вида сравнения можно показать, что в 25 % случаев грузы доставляются за пять или менее дней.

Второй случай использования этого типа сравнения, нередко встречающийся в презентациях и докладах, – суммирование больших объемов информации для того, чтобы продемонстрировать значимую взаимосвязь. Подобное применение особенно полезно для отражения демографической информации – количества работников с определенным размером заработной платы, распределения семей по уровням дохода. Неудивительно, что такой тип сравнения данных особенно часто используется во время переписи населения или президентских выборов.

 

Рис. 7 Гистограмма

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В вышеназванных целях данный тип сравнения лучше всего иллюстрировать с помощью ступенчатых гистограмм или графиков. Гистограммы нагляднее, когда используется не больше 5–7 областей числовых значений, в противном случае удобнее будет график (Рис. 8).

 

Рис.  8 График

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Эти типы диаграмм содержат две шкалы: вертикальную (частотности), где указывается количество (иногда в процентах) анализируемых элементов или явлений, и горизонтальную (распределения) для диапазонов. Шкала распределения требует особого внимания.

Размер диапазонов. Размер и количество диапазонов весьма важны для демонстрации модели распределения. Слишком малое количество не позволяет проследить модель, а слишком большое – разбивает ее на мелкие части. Как правило, применяется не менее пяти, но не более двадцати областей числовых значений. При этом размеры диапазонов должны нагляднее всего демонстрировать вашу основную мысль.

Размер интервалов. Лучше всего использовать интервалы одинакового размера. Если один интервал отражает разницу в 5 долл., а другой – в 20, кривая распределения получится искаженной. Исключением из этого правила являются случаи, когда информация фиксируется в неравных диапазонах или когда неравные интервалы помогают лучше усвоить информацию.

Четкие границы. Размеры интервалов должны быть четко обозначены. "Перекрывающиеся" границы (0-10, 10–20, 20–30) не объясняют, к каким интервалам относятся цифры, повторяющиеся по два раза (10, 20). Для непрерывных величин (например, объемов продаж в долларах) предпочтительнее всего следующие границы – менее 10,00 долл., 10,00–19,99 долл., 20,00–29,99 долл. и т. д. Для дискретных величин (количество произведенных автомобилей и т. п.) – менее 10, 10–19, 20–29 и т. д.

И гистограммы, и графики можно совмещать (Рис. 9) Например, для того, чтобы сравнить данные по двум разным годам или сопоставить возрастной состав сотрудников вашей компании и компаний-конкурентов или в отрасли в целом. Кроме того, при иллюстрации конкретных величин можно применять диаграммы с накоплением, чтобы показать вклад каждого параметра в общую сумму

[Внимание! Нельзя применять диаграммы с накоплением, когда частота распределения выражена в процентах. Например, если от 5 до 10 долл. в час зарабатывают 60 % женщин и 50 % мужчин, нельзя сказать, что в целом 110 % населения зарабатывают от 5 до 10 долл. в час.].


Рис. 9 Совмещенная гистограмма, и совмещенный график

 

 







 

5. Корреляционное сравнение – линейчатая или точечная диаграмма.

Корреляционное сравнение показывает, соответствует ли соотношение двух переменных ожидаемой зависимости. Например, обычно можно ожидать, что более опытный продавец работает эффективнее, чем менее опытный, или что люди с более высоким уровнем образования получают более высокую стартовую заработную плату. Подобные сравнения лучше всего иллюстрируются при помощи точечных (рассеянных) или двусторонних линейчатых диаграмм. Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Точечную диаграмму (Рис. 10) рассмотрим на примере:

 

Рис. 10 Точечная диаграмма

  

 Взгляните, к примеру, на точки А и Б, обозначающие сделки, совершенные двумя продавцами. Оба продали по 20 единиц товара (горизонтальная шкала). Однако А предлагал 7-долларовую скидку, тогда как скидка у Б составляла всего 4 доллара (вертикальная шкала). С другой стороны, продавцы В и Г предлагали одинаковую скидку в 3 доллара, но В продал 30 единиц, а Г - в два раза больше. Как видно, размер предлагаемой скидки слабо влиял или вообще не влиял на объемы продаж.

Если бы между этими параметрами существовала статистически значимая связь (корреляция), точки концентрировались бы вдоль диагональной линии, идущей от левого нижнего угла диаграммы к правому верхнему, что на рисунке показано стрелкой. Подобные стрелки удобно использовать для обозначения предполагаемой модели развития событий. Стрелка может быть направлена вниз, когда вы хотите показать, что объемы продаж возрастают со снижением цен. Не следует путать такую стрелку с математически вычисляемой "линией тренда" – кривой, которая показывает тенденцию изменения величины.

Подобные точечные диаграммы сейчас все шире используются в презентациях, докладах и некоторых деловых журналах. Если вы также собираетесь их применить, позаботьтесь о своих слушателях или читателях и сначала объясните, как читать такой тип диаграммы, так как они являются одними из наиболее тяжелых для восприятия.

Еще одна проблема, связанная с данным типом диаграмм, – это обозначение точек. Если под каждой точкой подписывать, скажем, имя продавца, это может не только запутать читателя, но и повредить его зрению. Приемлемый вариант – обозначать точки буквами или цифрами, которые соотносятся с полными именами или названиями, приведенными в легенде. Более правильный вариант – использовать двустороннюю линейчатую диаграмму (Рис. 11).

 

Рис. 11 Линейчатая диаграмма

 

Как видно, при использовании двусторонней линейчатой диаграммы наименование каждого ряда величин, нанесенных на диаграмму, можно вписать между двумя рядами линеек. Кроме того, в таких диаграммах независимые переменные обычно располагают слева – от меньшего значения к большему или наоборот. Если ожидаемая и реальная зависимости совпадают, то линейки справа, обозначающие зависимые переменные, будут зеркальным отражением независимых. Другими словами, низким скидкам будет соответствовать небольшой объем продаж, а высоким – большой. Если же реальная зависимость не соответствует ожидаемой, то два столбца будут отличаться друг от друга, как в приведенном примере.

Подобное использование двусторонней линейчатой диаграммы имеет смысл, только когда мы наносим на чертеж относительно небольшое количество показателей. Если же их от 15 и выше, то гораздо лучше составить более компактную рассеянную диаграмму, не подписывая на ней каждую точку.

Если у двусторонней линейчатой диаграммы нет никаких разновидностей, то у точечной диаграммы их несколько.


Совмещенная точечная диаграмма (Рис. 10.1)показывает корреляцию между двумя разными показателями или состояниями одного и того же показателя в разное время. Хотя в основном в такой диаграмме используются закрашенные и не закрашенные точки, можно применить и другие символы: квадраты, треугольники или звездочки.

 

Рис. 10.1 Совмещенная точечная диаграмма

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

В пузырчатой диаграмме (Рис.10.2)присутствует третья переменная, обозначаемая разной величиной точек. К примеру, две шкалы могут отражать продажи и прибыли, а размер точек – относительный объем активов каждой компании в отрасли.

 

 Рис. 10.2 Пузырчатая диаграмма

 


 











Временная точечная диаграмма (Рис. 10.3)показывает изменения корреляции с течением времени. Не пытайтесь изобразить все эти изменения в рамках одной сетки, лучше составьте несколько диаграмм.

 

Рис. 10.3 Временная точечная диаграмма

 


 

 

 

 

 

 

 

 

Внимание! Старайтесь делать точечные диаграммы проще – иначе может получиться Микки-Маус или схема звездных войн (Рис. 10.4).

 

Рис. 10.4 «Микки-Маус» и «Схема звездных воин»

 


 

 







Выводы:

 

Графическое изображение диаграммы подчиняются некоторым правилам:

  1. Одна диаграмма одна мысль.  Диаграмма используется для того что бы быстрее донеслась информация и чем меньше идей будет на рисунке тем быстрее слушатель поймет вашу мысль.
  2. Чем проще диаграмма, тем проще её понять.  Графическое изображение должно быть черно-белое, а трехмерные графики не используются вообще – кроме случаев, когда это не обходимо для передачи мысли.
  3. Заголовок должен нести основную мысль докладчика. Прочитав название диаграммы, слушатель должен уже себе представить, что будет ниже под заголовком.
  4. На каждой диаграмме должен быть в левом нижнем углу прописан  источник данной информации. Так как в  McKinsey все основывается  на фактах, то слушатель должен знать, откуда взята информация на данном графике.

 

Новые технологии изменили нашу жизнь и теперь презентацию можно сделать очень быстро и легко. Но надо быть очень осторожно, потому что нынешние способы передачи информации могут и навредить докладчику. Использование анимации, гиперссылок, разных эффектов могут, отвлечь аудиторию и докладчик не сможет, донести свою идею. В презентации вас должно всегда беспокоить ее содержимое, а не форма.

 

Наглядность слайдов

Теперь несколько рекомендаций по поводу общего наглядности презентации:

-       Надписи на слайдах должны быть разборчивы для  тех, кто сидит дальше всех от экрана.

-       Округлите цифры, отбросив все знаки после запятой.

-       Заменяйте слова символами: % - проценты $ - доллар.

-       Используйте сокращения и аббревиатуру где возможно, если это не будет вносить неразбериху.

-       Редактируйте надписи: сокращайте 10 слов до 8, 8 до 4, 4 до 3.

-       Презентация должна быть разнообразной.

-       Чем больше воображение, тем лучше.

 

Правильное использование цвета также вам поможет.  Используйте цвет не для красоты а для того  чтобы:

- выделить,

- отделить,

- обратить внимание на лейтмотив презентации, (обозначать данные по вашей компании одним цветом по всей презентации),

- чтобы символически изобразить,( убытки красным, зеленым прибыль).

Придерживаясь правилам  построения презентации, надеюсь, вы сможете сделать «идеальную» презентацию, которая вам поможет решить поставленную Вам задачу.  

 

 

 

 

Источник:

Расиел И. Метод McKinsey: Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач / Итан Расиел; Пер. с англ. – 7-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2012. – 192с. – (Серия «Принципы успеха»).

Желязны Д. Говори на языке диаграмм: Пособи по визуальным коммуникациям для руководителей / Пер. с англ. – М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2004 – 220с.

 

 

 

Прочитано 5969 раз
Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии