>>Главная>Статьи>Персонал>Изменение организации рабочих мест

Изменение организации рабочих мест

Четверг, 14 Ноябрь 2013 12:27 Автор 

 

Японские специалисты по управлению считают, что никакие кампании и нововведения, направленные на улучшение производственных показателей, не принесут должного эффекта без создания соответствующей производственной культуры. По мнению Масааки Имаи, любые действия по совершенствованию следует начинать с работ по приведению предприятия в порядок. С ним согласны и менеджеры ведущих японских компаний, отмечая, что в первую очередь внимание должно быть уделено проблемам человеческих отношений, порядка, этикета и самодисциплины. Помочь этому призван метод «5S».

Необходимые предпосылки для внедрения

Система 5S – это не проект, это постоянно совершенствующийся процесс. Для получения эффекта необходимо постоянно и непрерывно выполнять действия, требуемые системой.


Выгоды от использования

Система 5S призвана для наведения и поддержания порядка на предприятии. Факты свидетельствуют, что в производственных/офисных помещениях, где чисто и аккуратно:

  • выше производительность труда,
  • меньше производится бракованной продукции,
  • точнее выдерживаются сроки,
  • лучше соблюдается техника безопасности.

Краткое описание инструмента

Система «5S» — это пять шагов к созданию комплексной качественной среды, способствующей повышению производительности, качества и безопасности труда. Система «5S» получила свое название от первых букв пяти японских слов и их английских аналогов, что на русский язык можно перевести как «сортировка», «самоорганизация», «систематическая уборка», «стандартизация», «совершенствование».

 

Подробное описание инструмента

5 шагов для поддержания порядка, обозначенные японскими терминами, заключаются в следующем:

Этапы внедрения системы

1. Сортировка - сортировка всего, что находится в рассматриваемой зоне, и удаление из нее ненужных предметов. Значение этого этапа можно выразить так: «Сомневаешься в нужности вещи - избавься от нее».

2. Рациональное расположение - оптимальное расположение нужных предметов для возможности легкого и эффективного доступа к ним и сохранение такого расположения. Здесь ключевая фраза: «Место для каждой вещи, и каждая вещь на своем месте».

3. Уборка - удаление загрязнений, поддержание чистоты и использование процедур уборки для того, чтобы проверить, содержится ли рабочее место и оборудование в соответствии с утвержденными нормами. Девиз этапа таков: «Наведи чистоту и поддерживай ее».

4. Стандартизация - создание основных правил или руководящих принципов, позволяющих содержать рабочее место в порядке и чистоте; наличие наглядных и понятных каждому стандартов для этого. Суть этапа можно выразить так: «Если ты не видишь - ты не знаешь, а если ты не знаешь, то не можешь и управлять».

5. Совершенствование и поддержание достигнутого результата -этот этап включает в себя обучение и передачу информации для того, чтобы все выполняли стандарты 5S. Здесь применимо следующее пожелание: «Поддерживай достигнутое, совершенствуй и забудь про обвинения».

Система 5S эволюционировала от скромного инструмента вспомогательных, обслуживающих операций до метода, используемого для создания и поддержания высокопроизводительного офиса.

Цель 5S:
выявить 7 основных потерь, которые есть почти в каждом офисе

Сократить потери в офисе - значит устранить все, что увеличивает затраты времени, капитала и ресурсов, необходимых для выполнения работы. Этот процесс применим к бесчисленному множеству проблем. Можно весьма значительно сократить затраты денег и времени, постепенно устраняя многочисленные небольшие потери.

Система 5S выявляет 7 видов потерь в офисе, которые влекут за собой столько затрат, что их прозвали «7 смертных потерь» (как «7 смертных грехов»). Это следующие виды потерь:

1. Переделка и исправление.

2. Ожидание.

3. Ненужные движения.

4. Излишняя обработка.

5. Простои оборудования.

6. Излишние запасы.

7. Проверки.

Пример:

производителю деревообрабатывающего оборудования требуется три дня, чтобы отправить заказчику предварительные чертежи, необходимые для начала процесса переговоров. А это 72 часа! Инженеру для изготовления чертежа требуется около 6 часов. Однако он фактически тратит на работу только 4 часа - остальные 2 часа уходят на телефонные переговоры с другими клиентами, ответы на письма по электронной почте, перерыв на обед, совещания и т.д. Поэтому время работы, добавляющее ценность продукту, составляет всего четыре часа. Поскольку заказчик получит чертеж через 72 часа (отправка экспресс-почтой FedEx с доставкой на следующий день), время, добавляющее ценность, составляет всего 5,5% от общего (4/72 *100).

 

1. Потери от исправления и переделки

Потери данной категории возникают, когда время тратится на переделку, исправление, повторное выполнение работы.

Представим, что в маршрутизатор работ неправильно введены данные о применяемом измерительном приборе. Эта ошибка может вызвать задержку производства и отгрузки, а также незапланированные расходы, поскольку потребуется приобрести нужное средство измерения и это выяснится уже после начала действий.

 

2. Потери от ожидания

Ожидание чего-либо (людей, оборудования или информации) - это потери. Ожидание означает необходимость приостановить работу, простой возникает и у людей, и у оборудования.

Важно, как можно скорее устранить первопричину таких потерь. Обычно это столь же просто сделать, как сорвать с ветки низко висящий плод. Кроме того, это поможет вам осознать другие проблемы, о которых вы не имели представления.

 

3. Потери от ненужных движений и перемещений

Любое движение, которое не добавляет ценности продукту, - это потери. Малопродуктивный рабочий процесс или непродуманный дизайн офиса заставляют лишний раз переходить с места на место, наклоняться, тянуться за чем-либо. Например, в одной компании менеджер, отвечавший за выполнение заказов, совершил за день 56 перемещений для работы с документами и получения информации от коллег. 48 из этих перемещений, на которые ушло почти 2 часа, оказались потерями. В ходе ненужных перемещений было пройдено 5185 метров, то есть более 5 км. Такого рода потери могут также возникать из-за неправильного расположения оборудования или материалов. Для устранения этих потерь задайте себе вопрос: есть ли у данного передвижения обоснованная цель? Если да, постарайтесь изменить планировку офиса таким образом, чтобы уменьшить необходимость хождения. Стратегия таких действий описана в главе 3, где речь идет о втором S, то есть о рациональном расположении и установлении границ. 

 

4. Потери от излишней обработки

Выполнение работы или какого-либо усилия, которые не нужны потребителю, приводит к потерям. С точки зрения заказчика, излишняя обработка не добавляет ценности, и он не будет за это платить. Желая устранить такие потери, задайте себе вопросы: «Какова основная функция данной процедуры? и не слишком ли много действий я совершаю?» Вы можете обнаружить, что действительно выполняете избыточную работу. Вот несколько типичных примеров, иллюстрирующих сказанное:

• получение двух-трех согласовывающих подписей на документе, когда достаточно и одной;

• неоднократная обработка поступившего заказа.

В одной компании еженедельно распечатывали статистические отчеты для каждого из 24 менеджеров отделов. Отчеты содержали краткое описание, а также графики и диаграммы по 16 мероприятиям, направленным на совершенствование бизнеса. Для менеджеров, которым был адресован этот отчет, достаточно было только первой страницы с кратким обзором. Более того, они имели доступ к текстам отчетов со своих компьютеров через локальную сеть. Проблема была обнаружена и устранена, когда стали выявлять причины большого расхода бумаги. Кроме потерь материалов устранили и потери от излишней обработки информации.

Основной причиной такого рода потерь является привычка. Мы так привыкаем делать что-либо определенным способом, что перестаем видеть альтернативные варианты.

 

5. Потери от простоев оборудования

Потерями является любое время ожидания, которое возникло вследствие поломок оборудования, снижения его производительности или вынужденного изменения режимов работы. Сюда же относят и такие причины, как выход из строя и ухудшение состояния оборудования, последовавшие из-за плохого обслуживания или несоответствующего планирования.

В одной компании пятеро сотрудников из отдела обслуживания клиентов пользовались одним принтером для печати с их компьютеров. Каждому из них приходилось дожидаться своей очереди, чтобы воспользоваться принтером. Кроме того, слишком интенсивная эксплуатация принтера таким количеством пользователей приводила к частым поломкам, и ремонт отнимал много времени. Было найдено простое решение: приобрести менее дорогие принтеры на рабочий стол каждого из пятерых сотрудников. Сэкономленные время и деньги значительно превзошли первоначальное вложение.

 

6. Потери от излишних запасов

Любые излишние запасы - это потери. Даже если запас является не более чем страховкой, это тоже потери, поскольку вы уже заплатили за то, что не используете в данный момент.

Одной из основных категорий, наиболее подверженных такого рода потерям, без сомнения, является документация. В большинстве компаний документация хранится повсюду. Иногда компании вынуждены специально арендовать помещения, чтобы хранить документы, которые им на самом деле не нужны. Поскольку 95% хранимой документации бесполезны, то и 95% площадей, папок, шкафов и времени, затрачиваемого на обслуживание таких запасов, являются потерями. А это соответственно потерянные деньги.

 

 7. Потери от проверок

Чтобы сократить потери от разнообразных проверок и контрольных операций, всем необходимо придерживаться новых правил. Для начала следует осознать, что причиной брака является несоответствующий способ выполнения работы. Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Наличие контроля обусловлено прежде всего страхом перед ошибками, которые могут возникнуть при выполнении действий. Проверка выявляет дефекты только после того, как они уже возникли. Другими словами, проверка лишь обнаруживает потери. Процесс проверки не добавляет ценности, наоборот, сам становится одним из видов потерь. Задумайтесь о том, сколько усилий и времени затрачивается людьми, осуществляющими контроль, о том количестве отчетов, которые они составляют. Эти отчеты кто-то читает, основываясь на них, принимает какие-то меры, вся эта документация где-то хранится, порождая новые потери.

Нужно внедрять 5S в офисе. Необходимо провести соответствующую подготовку: заручиться поддержкой руководства и создать сильную команду внедрения, иначе остальная часть проекта не будет успешной. Если вы попытаетесь внедрять улучшения, не понимая, что действительно надо улучшать, вы вряд ли достигнете хороших результатов. 7 этапов 5S таковы:

1. Подготовка проекта.

2. Выполнение детального обследования, сканирования офиса.

3. Сортировка и удаление ненужного.

4. Рациональное расположение и определение границ.

5. Уборка с одновременным осуществлением проверки.

6. Стандартизация и обмен информацией.

7. Поддержание достигнутого и совершенствование.

Прочитано 1632 раз
Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии